製造業向け 不適合品報告書テンプレート

不適合品報告書に残す項目

不適合品報告書に残す項目は、時間の流れに沿って並びます。

「同じロットの他の製品」の欄を空欄にしない形にします。1個見つかったときに、他がどうなのかを確認した記録が残ります。

処置の4つの選び方

不適合品の処置は、次の4つから選ぶ形が広く使われています。

1. 手直し。規格に入るよう直す。直したあとに再検査する
2. 再検査・選別。全数を見て、良品と不適合品を分ける
3. 特別採用（特採）。客先の承認を得て、そのまま使う
4. 廃棄。使わない

ポイントはここです。3つ目は、客先の承認が前提になります。承認を得ずに出荷すると、あとから大きな問題になります。承認の記録（誰から、いつ、どんな形で）を必ず残す形にしておくと安全です。

不適合品の隔離をどう行うか

隔離は、間違って使われないようにするための措置です。実務では、次の形をとっている工場が多くあります。

• 不適合品置場を決め、他の製品と物理的に分ける
• 赤い札や赤いコンテナなど、見て分かる識別をつける
• 処置が決まるまで、置場から出さない手順にする

3つ目が守られないと、隔離した意味がなくなります。置場からの持ち出しに、責任者の確認を入れている工場もあります。

不適合品報告書と是正処置のつながり

不適合品報告書は、目の前のものをどうするかを決める書類です。同じことが起きないようにする活動は、是正処置報告書で扱います。

一般には、次の基準で是正処置に進むかどうかを決めている工場が多くあります。

• 同じ不適合が繰り返し発生している
• 客先に流出した
• 損失の金額が一定の額を超えた
• 安全に関わる

不適合品報告書に「是正処置の要否」の欄を持たせておくと、判断がその場で記録に残ります。

軽微な不良も報告書を作りますか。

工場によって基準が異なります。日々の不良は作業日報の数量で管理し、一定数を超えた場合や客先に流出した場合に報告書を作る形が広く使われています。基準を社内で決めておくと運用が安定します。

特別採用の承認はどう記録しますか。

客先の担当者名、承認の日時、承認の形式（書面、メール、口頭）を残す形になります。口頭で承認を得た場合も、その内容を書面またはメールで確認しておくと後の説明ができます。