製造業向け 設備保全記録テンプレート
設備保全記録は、設備に対して行った整備と修理の履歴を残す表です。いつ、何を、どれだけの時間をかけて行ったか。この積み重ねが、更新の判断や予備品の在庫を決める材料になります。
多くの工場では、設備ごとに1枚を持ち、行うたびに1行を足す形をとっています。予防のために計画して行うものと、故障してから行うものを、区分で分けます。
このテンプレートは、その2つを分けて残し、停止時間と費用を並べたものです。
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このテンプレートは誰向けですか
- 設備の更新時期を数字で判断したい方
- 予備品として何を持つか決めたい方
- 事後保全が多い設備を特定したい方
どのような場面で使いますか
設備1台につき1シートを作り、整備や修理のたびに1行を足します。年度をまたいで書き足す形です。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 実施日
- 区分
- 作業の内容
- 交換した部品（型番・数量）
- 停止時間
- 費用(円)
- 実施者・業者
- 次回の予定
- 備考
Excel画面のプレビュー
実際のファイルの記入例シートです。
| 設備保全記録 【記入例】 | ||||||||
| 工場・部署 | ○○製作所 第2工場 | |||||||
| 設備名・管理番号 | NC旋盤 3号機（M-2103） | |||||||
| 実施日 | 区分 | 作業の内容 | 交換した部品（型番・数量） | 停止 時間 | 費用 (円) | 実施者・業者 | 次回の予定 | 備考 |
| 2026/4/11 | 予防 | 年次オーバーホール（主軸・送り軸の点検、油交換） | 潤滑油 20L／エアフィルター AF-12 ×2 | 16時間 | 182,000 | ○○工機（外注） | 2027/4 | 報告書 OH-2604 |
| 2026/5/23 | 予防 | 3か月点検（各部の増し締め、精度確認） | — | 3時間 | 0 | 保全課 中原 | 2026/8 | |
| 2026/6/8 | 事後 | 主軸の異音により停止。軸受を交換 | 軸受 6208ZZ ×2 | 9時間 | 46,500 | ○○工機（外注） | — | 生産2ロットが翌日へ遅延 |
| 2026/7/14 | 事後 | 切削油ポンプの吐出不良。ポンプを交換 | 切削油ポンプ CP-3 ×1 | 4時間 | 38,000 | 保全課 中原 | — | 予備品在庫から使用 |
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） ／ PDF（印刷用） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 説明 ／ 記入用 ／ 記入例 ／ A4印刷用 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 14 KB |
| 更新日 | 2026年8月23日 |
| 利用料 | 無料（会員登録は不要です） |
入力方法
- 上部の基本情報を埋めます。工場・部署・設備名・管理番号・導入年月などの欄を先に入れてください。
- 使わない列を削除します。自社で記入しない項目は、残しておくと空欄が並ぶだけになります。
- 1行に1件ずつ記入します。記入例シートを見ながら書くと、書き方が揃います。
- 気づいたことは備考に残します。後から見返したときに、数字だけでは分からない事情が伝わります。
- 区切りのよいところでファイルを分けて保存します。月ごと・工事ごとに分けると、後から探せます。
カスタマイズ方法
- 項目の追加・削除は自由です。ロックはかけていないため、自社の運用に合わせて変更できます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーの行に足してください。印刷範囲は自動で調整されます。
- A4印刷用シートは、手書きで記入する前提で行を高くしてあります。列を増やしたときは、印刷範囲の確認をおすすめします。
利用上の注意
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
設備保全記録に残す項目
設備保全記録に残す項目は、次の6つです。
| 項目 | 中身 |
|---|---|
| 実施日・区分 | 予防保全、事後保全、改良保全のいずれか |
| 作業の内容 | 何を行ったか |
| 交換した部品 | 部品名、型番、数量 |
| 停止時間 | 設備が止まっていた時間 |
| 費用 | 部品代、外注費 |
| 次回の予定 | 次にいつ行うか |
停止時間を必ず入れると、故障のコストが見えます。部品代が安くても、8時間止まっていれば、その間の生産が失われています。
予防保全と事後保全を分ける
保全の区分を分けて記録すると、設備の状態が数字で見えるようになります。
予防保全は、壊れる前に計画して行うものです。周期を決めて実施します。
事後保全は、壊れてから行うものです。突発的に発生し、生産が止まります。
一般には、次の見方をしている工場が多くあります。
- 事後保全の件数が多い設備を特定する
- その設備で、どの部位が繰り返し壊れているかを見る
- その部位を予防保全の対象に加えるか、設備の更新を検討する
ポイントはここです。2つ目まで見ると、対策の的が絞れます。設備全体を「古いから」と扱うより、費用のかかり方が変わります。
保全記録から予備品を決める
保全記録は、予備品として何を持っておくかを決める材料になります。
一般には、次の条件のいずれかにあてはまる部品を、在庫として持つ形が広く使われています。
- 入手までに時間がかかる（特注品、輸入品）
- 壊れると生産が完全に止まる
- 過去に複数回交換している
3つ目は、保全記録がないと分かりません。部品名と型番を記録に残しておくと、発注のときにも探し直さずに済みます。
保全記録を設備ごとにまとめる
保全記録は、設備ごとにまとめておくと使いやすくなります。日付順に全設備をまとめると、1台の履歴を追うときに探すことになります。
実務では、次の形にしている工場が多くあります。
- 設備1台につき1シートを作る
- シート名を管理番号にする
- 年度をまたいで同じシートに書き足す
3つ目にすると、数年ぶんの履歴が1枚で読めます。行が増えすぎたら、古い分を別シートへ移す形になります。
よくある質問
外注に依頼した整備も同じ表に書きますか。
同じ表に書き、業者名の列を足す形が扱いやすくなります。外注の報告書は別に綴じ、記録には報告書の番号を書いておくと、後から詳細を確認できます。
予防保全の周期はどう決めますか。
メーカーの推奨周期を出発点にし、実際の故障の履歴を見て調整する形が広く使われています。周期より早く壊れる部位は周期を短く、まったく問題が出ない部位は延ばす、という調整になります。