製造業向け 受入検査記録テンプレート
受入検査記録は、入ってきた材料や部品が注文どおりであることを確かめて残す表です。
ここで見落としたものは、加工が終わってから見つかります。材料の段階なら返品で済むものが、加工後だと工数も失われます。
品質マネジメントシステムの規格でも、外部から提供されるプロセス・製品・サービスが要求事項に適合していることを確実にすることが求められています。このテンプレートは、その確認の記録の側を想定して作ったものです。
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このテンプレートは誰向けですか
- 材料の不良を加工前に見つけたい方
- ミルシートの未着を追える形にしたい方
- 仕入先の評価を数字で残したい方
どのような場面で使いますか
納品のたびに1行を書きます。検査の程度は仕入先や品目ごとに決め、基準を文書にしておく形が安全です。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 受入日
- 仕入先
- 品名・品番
- 数量
- ロット番号
- 数量照合
- 外観
- 書類（ミルシート等）
- 寸法・特性の確認
- 判定
- 不合格時の処置
- 検査者
Excel画面のプレビュー
実際のファイルの記入例シートです。
| 受入検査記録 【記入例】 | |||||||||||
| 工場・部署 | ○○製作所 資材課 | ||||||||||
| 年月 | 2026年8月 | ||||||||||
| 受入日 | 仕入先 | 品名・品番 | 数量 | ロット番号 | 数量 照合 | 外観 | 書類 （ミルシート等） | 寸法・特性の確認 | 判定 | 不合格時の処置 | 検査者 |
| 8/3(月) | ○○鋼材 | 丸棒 S45C φ22×4000 | 120 | M-260728-A | ○ | ○ | 有 | 外径 3本抜取・全て規格内 | 合格 | 三宅 | |
| 8/6(木) | △△鋼材 | 鋼板 SPCC t2.0 | 200 | M-260805-C | ○ | ○ | 有 | 板厚 5枚抜取・全て規格内 | 合格 | 三宅 | |
| 8/7(金) | ○○鋼材 | 丸棒 S45C φ22×4000 | 80 | M-260731-D | ○ | △ | 有 | 外径 3本抜取・規格内 | 条件付 | 2本に曲がり。該当分を返品 | 井原 |
| 8/12(水) | □□商会 | 切削油 W-200 | 12 | — | ○ | ○ | 有（SDS） | 該当なし | 合格 | 三宅 | |
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） ／ PDF（印刷用） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 説明 ／ 記入用 ／ 記入例 ／ A4印刷用 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 14 KB |
| 更新日 | 2026年8月23日 |
| 利用料 | 無料（会員登録は不要です） |
入力方法
- 上部の基本情報を埋めます。工場・部署・年月・検査担当などの欄を先に入れてください。
- 使わない列を削除します。自社で記入しない項目は、残しておくと空欄が並ぶだけになります。
- 1行に1件ずつ記入します。記入例シートを見ながら書くと、書き方が揃います。
- 気づいたことは備考に残します。後から見返したときに、数字だけでは分からない事情が伝わります。
- 区切りのよいところでファイルを分けて保存します。月ごと・工事ごとに分けると、後から探せます。
カスタマイズ方法
- 項目の追加・削除は自由です。ロックはかけていないため、自社の運用に合わせて変更できます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーの行に足してください。印刷範囲は自動で調整されます。
- A4印刷用シートは、手書きで記入する前提で行を高くしてあります。列を増やしたときは、印刷範囲の確認をおすすめします。
利用上の注意
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
受入検査で見る項目
受入検査で見る項目は、次の4つに整理できます。
| 項目 | 確認すること |
|---|---|
| 数量・品目 | 納品書と現品が合っているか |
| 外観 | 傷、錆、変形、包装の破損 |
| 書類 | ミルシート、検査成績書、製造記録の有無 |
| 寸法・特性 | 抜き取りで測る（品目により全数） |
書類の確認を項目に入れておくと、あとから探す手間がなくなります。ミルシートが届いていない材料は、追跡が必要になったときに材質を示せません。
受入検査の程度を仕入先で変える
受入検査は、すべての納品に同じ手間をかける必要はありません。実務では、仕入先の実績に応じて程度を変えている工場が多くあります。
- 全数または重点検査。新規の仕入先、過去に不具合があった仕入先
- 抜き取り検査。通常の仕入先
- 書類確認のみ。実績が安定し、検査成績書が付く仕入先
ポイントはここです。程度を変えるときは、その基準を文書にしておく形が安全です。担当者の判断だけで変えていると、監査で説明ができません。
不合格になったときの流れ
受入検査で不合格になったときの流れを、記録の中に書いておくと迷いません。実務では、次の形が広く使われています。
- 現品を受入保留として隔離し、生産に流さない
- 仕入先へ連絡し、返品か特別採用かを決める
- 特別採用にする場合は、承認の記録を残す
- 不合格の件数を仕入先ごとに集計し、評価に使う
4つ目まで行うと、仕入先の評価が数字で残ります。年に一度の見直しのときに、印象ではなく記録で話せます。
受入検査記録と製造ロットのつながり
受入検査記録は、追跡の起点になります。材料のロット番号を記録に残し、その材料をどの製造ロットに使ったかを作業日報や工程管理表で残しておくと、両方向にたどれます。
一般には、次の場面で使われます。
- 客先で問題が起きたとき、使った材料をたどる
- 材料に問題が見つかったとき、影響を受けた製品の範囲を絞る
2つ目のときに範囲が絞れないと、回収の規模が大きくなります。
よくある質問
毎回寸法を測る必要はありますか。
品目と仕入先の実績によって変わります。重要な特性は抜き取りで測り、その他は外観と書類の確認にとどめる形が広く使われています。検査の程度を品目ごとに決めて、一覧にしておくと運用が安定します。
ミルシートが後から届く場合はどうしますか。
記録に「未着」と書き、届いた日を後から追記する形が扱いやすくなります。未着のまま生産に流す場合は、その判断を誰が行ったかも残しておくと安全です。