製造業向け 発注管理表テンプレート
発注管理表は、出した発注が今どうなっているかを追う表です。発注したことは覚えていても、いつ入るかを覚えているとは限りません。
生産が止まる原因の中で、材料の入荷待ちは大きな割合を占めます。納期の回答を受けた時点で表に入れ、予定日が過ぎたものに気づける形にしておくと、催促が間に合います。
このテンプレートは、発注から入荷までを1行で追い、分割納入にも対応できる形にしたものです。
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このテンプレートは誰向けですか
- 材料の入荷待ちで生産が止まることがある方
- 仕入先の納期の守られ方を見たい方
- 分割納入の残数を追いたい方
どのような場面で使いますか
発注のたびに1行を足し、納期回答と入荷を書き込みます。生産計画の着手日と比べると、間に合わない発注が事前に分かります。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 発注日
- 発注番号
- 仕入先
- 品名・品番
- 発注数
- 単価(円)
- 回答納期
- 入荷予定日
- 入荷日
- 入荷数
- 残数
- 状態
- 備考
Excel画面のプレビュー
実際のファイルの記入例シートです。
| 発注管理表 【記入例】 | ||||||||||||
| 工場・部署 | ○○製作所 資材課 | |||||||||||
| 対象期間 | 2026年8月〜9月 | |||||||||||
| 発注日 | 発注番号 | 仕入先 | 品名・品番 | 発注数 | 単価 (円) | 回答 納期 | 入荷 予定日 | 入荷日 | 入荷数 | 残数 | 状態 | 備考 |
| 2026/8/20 | PO-2608-31 | ○○鋼材 | 丸棒 S45C φ22×4000 | 200 | 4,800 | 2026/9/2 | 2026/9/2 | 2026/9/2 | 200 | 0 | 完了 | |
| 2026/8/22 | PO-2608-33 | △△鋼材 | 鋼板 SPCC t2.0 | 400 | 3,150 | 2026/9/5 | 2026/9/5 | 2026/9/5 | 250 | 150 | 一部入荷 | 分割納入。残150枚は9/12予定 |
| 2026/8/25 | PO-2608-35 | ◇◇部品 | 軸受 6208ZZ | 40 | 2,300 | 2026/9/4 | 2026/9/4 | 0 | 40 | 遅延 | 9/8時点で未入荷。9/8に催促・9/11回答 | |
| 2026/8/28 | PO-2608-38 | □□商会 | 切削油 W-200 | 24 | 8,400 | 2026/9/8 | 2026/9/8 | 2026/9/8 | 24 | 0 | 完了 | |
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） ／ PDF（印刷用） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 説明 ／ 記入用 ／ 記入例 ／ A4印刷用 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 14 KB |
| 更新日 | 2026年8月23日 |
| 利用料 | 無料（会員登録は不要です） |
入力方法
- 上部の基本情報を埋めます。工場・部署・対象期間・更新日などの欄を先に入れてください。
- 使わない列を削除します。自社で記入しない項目は、残しておくと空欄が並ぶだけになります。
- 1行に1件ずつ記入します。記入例シートを見ながら書くと、書き方が揃います。
- 気づいたことは備考に残します。後から見返したときに、数字だけでは分からない事情が伝わります。
- 区切りのよいところでファイルを分けて保存します。月ごと・工事ごとに分けると、後から探せます。
カスタマイズ方法
- 項目の追加・削除は自由です。ロックはかけていないため、自社の運用に合わせて変更できます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーの行に足してください。印刷範囲は自動で調整されます。
- A4印刷用シートは、手書きで記入する前提で行を高くしてあります。列を増やしたときは、印刷範囲の確認をおすすめします。
利用上の注意
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
発注管理表に載せる項目
発注管理表に載せる項目は、時間の流れに沿って並びます。
| 段階 | 項目 |
|---|---|
| 発注 | 発注日、発注番号、仕入先、品目、数量、単価 |
| 回答 | 納期回答日、回答された納期 |
| 予定 | 入荷予定日 |
| 実績 | 入荷日、入荷数、残数 |
| 状態 | 未入荷、一部入荷、完了、遅延 |
回答された納期と入荷予定日を分けて持つと、仕入先の遅れが見えます。回答は9月10日だったのに実際は9月15日、という差が記録に残ります。
遅れに気づく形にする
発注管理表は、遅れに気づくための表です。実務では、次の形にしている工場が多くあります。
- 入荷予定日を過ぎて入荷日が空の行に、色を付ける
- 予定日の3日前になったら確認する運用にする
- 生産計画表の着手日と、入荷予定日を比べる
ポイントはここです。3つ目まで行うと、間に合わない発注が事前に分かります。着手日の前日に入荷予定の材料は、少しの遅れでも生産に影響します。
分割納入をどう扱うか
数量の大きい発注では、分割して納入されることがあります。1行で管理すると、どこまで入ったかが分からなくなります。
一般には、次の形にしている工場が多くあります。
- 発注は1行、入荷は複数行にして、発注番号でつなぐ
- 残数の列を持ち、入荷のたびに減らす
- 残数がゼロになったら、状態を完了にする
2つ目があると、あといくつ来るのかがその場で分かります。
仕入先の納期を評価する
発注管理表は、仕入先の評価にも使えます。回答された納期に対して、実際にどれだけ守られたかが記録に残るためです。
実務では、次の指標を出している工場があります。
- 納期を守った件数の割合
- 遅れた場合の平均日数
- 遅れの連絡があったかどうか
3つ目は数字になりにくいものの、実務では大きな違いになります。事前に連絡が来れば手を打てますが、当日に分かると生産が止まります。備考の欄に残しておくと、評価のときの材料になります。
よくある質問
発注書と同じ内容を二重に持つことになりませんか。
発注書は1件ごとの書類、発注管理表は全体を横に見る表です。役割が違うため、両方を持つ形が一般的です。発注書の番号で対応させておくと、詳細を確認したいときに探せます。
内示や年間契約の発注はどう扱いますか。
年間の契約数と、その都度の納入指示を分けて持つ形が扱いやすくなります。契約に対する残数の列を持たせておくと、契約の消化状況が見えます。