製造業向け 退職証明書テンプレート

退職証明書に書ける5つの事項

証明できる事項は、次の5つとされています。

この5つのうち、請求された項目だけを書きます。全部書くのが親切に見えますが、そうではありません。

退職証明書に書いてはいけないこと

請求されていない事項を書いてはならないという定めがあるとされています。退職の事由を請求していない人の証明書に、自己都合と書くことはできません。

秘密の記号を書くことも認められていません。第三者と示し合わせて、その人の就業を妨げる目的で、国籍・信条・社会的身分・労働組合運動に関する記号を入れる形です。

実務で危ないのは、善意のひとことを足してしまう場面です。人柄を褒める文や、次の職場への推薦の言葉。求められていなければ書きません。

とはいえ、退職の事由を請求された場合は書きます。そのときは「諸事情により」といった書き方では証明になりません。

退職証明書と離職票は別のもの

社内でいちばん混ざるのが、離職票との違いです。出どころが違います。

離職票は、雇用保険の手続きで使う書類です。会社がハローワークへ離職証明書を出し、ハローワークが交付します。

退職証明書は会社が発行する証明書で、様式は定められていません。転職先への提出、国民健康保険や国民年金の手続き、賃貸の審査などで使われます。

そのため、離職票が届くまでに時間がかかる場面で、退職証明書が求められることが多くあります。両方を求められることもあります。

退職証明書は請求と交付を記録に残す

このテンプレートには、請求の受付票と交付の記録を入れています。

どの項目を請求されたかが残っていれば、書かなかった項目について後から聞かれても答えられます。請求の書面と、交付した証明書の写しを同じつづりに入れておきます。

書く材料は、労働者名簿・賃金台帳・辞令・退職の手続きの記録から取ります。この4つが散っていると、担当が代わったときに時間がかかります。

そのうえで、退職者の記録を退職の日で1か所に綴じておくと、請求が来たときに探す手間が減ります。

退職証明書に決まった様式はありますか。

定められた様式はありません。会社が作る形になります。ただし書ける事項は5つに限られ、請求された項目だけを書くという決まりがあります。

いつまでに渡さなければいけませんか。

遅滞なくとされていて、日数の定めはありません。社内で目安を決めておくと担当者が迷いません。数日から1週間を目安にしている会社があります。

何年前の退職まで応じますか。

労働基準法にもとづく請求権は賃金以外で2年とされています。ただし実際に書けるかは、労働者名簿や賃金台帳が残っているかで決まります。自社の取扱いは所轄の労働基準監督署に確かめると確実です。