製造業向け 在職証明書テンプレート

在職証明書が求められる場面

求められる場面は、だいたい決まっています。

場面によって、必要な項目が変わります。そのため、まず本人に用途を聞きます。

在職証明書は提出先の様式が優先する

保育園の手続きでは、自治体が様式を決めていることがほとんどです。就労証明書という名前で、国が示した標準的な様式にならっている例が多くあります。

その場合、社内の様式では項目が足りません。勤務の開始日、1週間の勤務日数、1日の勤務時間、直近の給与、産前産後や育児休業の予定まで求められます。

とはいえ、指定が無い場面もあります。このテンプレートは、指定が無いときに使う社内の様式として作っています。

そのうえで、項目を多くしすぎない形にしています。項目が多いと、用途に応じて消す作業が増え、消し忘れが起きます。

在職証明書に書きすぎない

証明書は、本人が第三者に渡す書面です。書いたことは提出先に伝わります。

給与の額、家族の情報、健康に関することなど、用途に必要のない情報は書きません。判断の目安は、提出先の様式に欄があるかどうかです。

ポイントはここです。欄が無いのに社内の様式で書き足している項目があれば、いったん外して考えます。

社外の人から直接「この人は在籍していますか」と問い合わせが来ることもあります。この場合、本人の依頼なしに答える範囲を社内で決めておきます。

在職証明書の材料と、繰り返しへの備え

書く内容は記録から取ります。入社日は労働者名簿から、勤務の時間は出勤簿から、給与は賃金台帳から。

勤務時間が一定でない人は、直近の何か月かの平均で書くか、契約上の時間で書くかを社内で決めておきます。どちらで書いたかを控えに残すと、翌年も同じ形で書けます。

保育園の手続きは毎年続くことが多いため、控えを残しておくと作業が早くなります。依頼は秋から冬に集中するので、社内の締切を先に伝えておくと分散します。

在職証明書を出す義務はありますか。

法令に定めのある書類ではありません。会社が任意で発行します。ただし本人の生活にかかわる手続きで使われるため、断ると影響が大きくなります。

給与の額は書きますか。

用途によります。保育園やローンの審査では求められることが多く、転職先への提出では求められないことがあります。必要のない場面では書きません。

シフト制の人の勤務時間はどう書きますか。

直近の何か月かの平均で書くか、契約上の時間で書くかを社内で決めておきます。どちらで書いたかを控えに残すと、翌年も同じ形で書けます。