製造業向け 不適合品報告書テンプレート

不適合品報告書は3人で書く

不適合品報告書は、1人で書き切る書類ではありません。現場で起きる順番は、だいたい決まっています。

1. 見つけた人が、その場で分かることだけを書く
2. 品質担当者が、広がりと原因を調べて処置を決める
3. 処置をした人と確認した人が、終わったことを書く

このテンプレートは、この3つを帯で区切っています。見つけた人は上の区画だけ埋めれば渡せます。全部埋めないと出せない様式にすると、報告そのものが遅れます。

不適合品報告書に残す項目

不適合品報告書に残す項目は、時間の流れに沿って並びます。

「同じロットの他の製品」の欄を空欄にしない形にします。1個見つかったときに、他がどうなのかを確認した記録が残ります。

見つけた人が最初にすること

見つけた人がその場で判断できるように、することを様式の中に書いています。

• まず動かさない。赤札を貼って不適合品置場へ移す
• 後工程と出荷担当に、その場で伝える
• 上の区画だけ埋めて、品質担当へ渡す

2つ目が遅れると出てしまいます。書類を全部書いてから連絡する形にすると、書いている間に次の工程へ流れます。連絡が先、記入が後です。

不適合品の処置の4つの選び方

不適合品の処置は、次の4つから選ぶ形が広く使われています。

1. 手直し。規格に入るよう直す。直したあとに再検査する
2. 再検査・選別。全数を見て、良品と不適合品を分ける
3. 特別採用（特採）。客先の承認を得て、そのまま使う
4. 廃棄。使わない

ポイントはここです。3つ目は、客先の承認が前提になります。承認を得ずに出荷すると、あとから大きな問題になります。承認の記録（誰から、いつ、どんな形で）を必ず残す形にしておくと安全です。

不適合品の隔離をどう行うか

隔離は、間違って使われないようにするための措置です。実務では、次の形をとっている工場が多くあります。

• 不適合品置場を決め、他の製品と物理的に分ける
• 赤い札や赤いコンテナなど、見て分かる識別をつける
• 処置が決まるまで、置場から出さない手順にする

3つ目が守られないと、隔離した意味がなくなります。この様式では、置場から出した日と確認した人を書く欄を置いています。

処置が終わったことを、どこで確かめるか

処置を決めただけでは終わりません。この様式では、いちばん下に完了の欄を置いています。

• 処置の実施日と、実施した人
• 処置後の再検査の結果と、確認した人
• 隔離を解いた日と、確認した人
• この件の完了日と、完了を確認した人

完了日が空いている報告書は、まだ終わっていない報告書です。月に一度、完了日の空欄だけを数えると、途中で止まっている件が見えます。

不適合品報告書と是正処置のつながり

不適合品報告書は、目の前のものをどうするかを決める書類です。同じことが起きないようにする活動は、是正処置報告書で扱います。

一般には、次の基準で是正処置に進むかどうかを決めている工場が多くあります。

• 同じ不適合が繰り返し発生している
• 客先に流出した
• 損失の金額が一定の額を超えた
• 安全に関わる

この様式には「是正処置の要否」の欄があります。判断がその場で記録に残ります。

見つけた人は、どこまで書けばよいですか。

様式の上の区画（見つけた人が書く欄）だけで渡して差し支えありません。原因や処置は品質担当者が調べて決めます。全部を埋めてから出す形にすると、報告が遅れて後工程に流れてしまいます。連絡が先、記入が後です。

処置が終わったかどうかは、どこで分かりますか。

いちばん下に完了の欄があります。処置の実施日、処置後の再検査の結果、隔離を解いた日、この件の完了日と確認した人を書きます。完了日が空いている報告書は、まだ終わっていない報告書です。月に一度、空欄の件数を数えると止まっている件が見えます。

軽微な不良も報告書を作りますか。

工場によって基準が異なります。日々の不良は作業日報の数量で管理し、一定数を超えた場合や客先に流出した場合に報告書を作る形が広く使われています。基準を社内で決めておくと運用が安定します。

特別採用の承認はどう記録しますか。

客先の担当者名、承認の日時、承認の形式（書面、メール、口頭）を残す形になります。口頭で承認を得た場合も、その内容を書面またはメールで確認しておくと後の説明ができます。