製造業向け 是正処置報告書テンプレート

是正処置報告書に書く項目

是正処置報告書に書く項目は、次の6つです。

原因を、発生の原因と流出の原因に分けて書くと、対策が2方向で出ます。作ってしまった理由と、見つけられなかった理由は別のものです。

原因の分析をどこまで掘るか

原因の分析は、「作業者が注意しなかった」で止めると、対策が「注意する」になります。実務では、次の順で掘っている工場が多くあります。

1. 何が起きたかを、事実として並べる
2. なぜそうなったかを、仕組みの側から問う
3. その仕組みがなぜそうなっていたかを、もう一段問う

ポイントはここです。人の注意にたどり着いたときは、まだ掘り足りない場合が多くあります。注意しなくても起きない形にできないか、という問いに置き換えると、対策が変わります。

応急処置と恒久対策を分ける

応急処置と恒久対策は、目的が違います。

応急処置は、いま流れているものへの対応です。出荷を止める、全数選別する、客先へ連絡する。すぐに行います。

恒久対策は、同じことが起きないようにする対応です。手順を変える、治具を作る、QC工程表の管理方法を変える。時間がかかります。

一般には、応急処置を当日から翌日、恒久対策を1か月以内としている工場が多くあります。期限の欄を分けて持たせておくと、応急処置で終わってしまう状態を防げます。

効果の確認をいつ行うか

是正処置は、対策を実施して終わりではありません。効果があったかどうかを確認する必要があります。

実務では、次の形をとっている工場が多くあります。

• 対策の実施から3か月後を目安に確認する
• 同じ不適合の発生件数を、対策の前後で比べる
• 確認した結果を、同じ報告書に書き足す

3つ目が効いてきます。別の紙にすると、対策と結果が離れてしまいます。1枚の下に確認欄を置いておくと、経過が1枚で読めます。

誰がどこを書くのかを、用紙の中で分ける

是正処置報告書は、1人で書き切る書類ではありません。この様式は、上から6つの区画に分かれています。

空いている区画があってよい形にします。全部埋まらないと出せない様式にすると、起票そのものが遅れます。

終わっていない是正処置を見つける

いちばん下に「この件の完了日」と「完了を確認した人」の欄を置いています。

効果の確認結果と完了日が空のものは、まだ終わっていない是正処置です。月に一度、完了日が空いている件だけを数えると、途中で止まっているものが見えます。件数を数えるだけなので、担当を集めなくてもできます。

客先から是正処置を求められた場合も同じ様式で書けますか。

客先が様式を指定する場合は、そちらで提出する形になります。社内の記録として自社の様式を併用し、内容を同じにしておくと、後から経過を追えます。

効果が確認できなかった場合はどうしますか。

対策が原因に届いていなかった可能性があるため、原因の分析からやり直す形になります。報告書に「効果なし」と書いて、新しい報告書につなげる運用にしている工場もあります。