製造業の不適合品報告書と是正処置｜原因までたどる

不適合品が出たとき、その品物をどうするかと、なぜ出たのかは別の話です。1枚の紙に両方を書かせると、発見した人が原因まで求められることになります。その結果、報告が上がらなくなります。

一般には、品物の処置を先に決めて、原因の追究は別の書類で進めます。処置と原因を分けると、発見した人の負担が軽くなります。

とはいえ、分けたまま原因の追究が止まると、同じ不適合が繰り返されます。

ポイントはここです。製造業の不適合品報告書は、品物の処置と原因の除去を分けることで運用が続きます。

ここでは、何を決める書類なのか、書く項目、処置の区分、そして是正処置で原因までたどるところを順に整理します。

製造業の不適合品報告書とは何を決める書類か

製造業の不適合品報告書は、規格から外れた品物について、対象と内容と処置を決める書類です。原因の追究は、この後の是正処置で行います。

3つが決まれば、その品物の行き先が決まります。そのうえで、原因の追究は別の流れに乗せます。

その品物の行き先を決める

不適合品が工程の中に置かれたままだと、良品と混ざります。処置が決まるまでの間、置き場所を分けておきます。

処置が決まるまで隔離しておくと、混ざりません。

数量を確定させる

不適合が何個出たのか、母数は何個かを確定させます。数が分からないと、後の判断ができません。

そのうえで、同じロットの中に他にも混ざっている可能性を見ます。全数を確認するのか、抜き取りで判断するのか。

範囲を決めておかないと、出荷した後で発見されます。

是正処置の入口になる

不適合品報告書は、是正処置を始めるかどうかの判断材料になります。すべての不適合について是正処置を行うのは現実的ではありません。

そのため、対象になる基準を決めておきます。顧客に流出した、安全に関わる、繰り返している、数量が大きい。

基準があると、判断が人によって変わりません。

製造業の不適合品報告書に書く項目

製造業の不適合品報告書は、発見から処置の確認までを1枚で追える形にします。途中で別の紙に移ると、経過が分かれます。

この6つが1枚にあると、どこまで進んだかが分かります。そのうえで、処置が決まっていない案件も見つかります。

右の列は、実務でつまずきやすい点です。そのうえで、規格値と実測値を並べて書くと、どの程度外れているかが伝わります。

写真を添える

外観の不適合は、言葉だけでは伝わりません。傷、変形、汚れ、色の違い。写真があると判断が早くなります。

そのうえで、寸法が分かるものを一緒に写します。スケールを添えると、大きさが伝わります。

顧客に報告する場面でも、写真がそのまま使えます。

出荷済みの有無を確認する

同じロットが既に出荷されている場合、対応が変わります。連絡するか、回収するか、次の納入で説明するか。

出荷済みがあるかを先に見ておくと、連絡の判断が遅れません。

隔離の表示を決めておく

不適合品を置く場所と、表示のしかたを決めておきます。赤い札、赤いかご、決まった棚。

そのうえで、誰が見ても不適合品と分かる形にします。処置が決まるまで動かさない旨も、表示に書いておきます。

置き場が決まっていないと、その辺に置かれて混ざります。

製造業の不適合品の処置の区分

製造業の不適合品報告書に書く処置には、いくつかの区分があります。どれを選ぶかで、その後の手続きが変わります。

上の3つは、社内で判断できる区分です。一方で、特別採用は、取引の取り決めで顧客の承認を求められるのが一般的です。

手直しした分も検査する

手直しで規格に入れた品物は、改めて検査します。手直しの前に不適合だったものなので、確認が必要です。

そのうえで、手直しの内容も記録に残します。どこをどう直したかが分かると、後から追えます。

手直しの記録がないと、通常の品物と区別がつきません。

特別採用は承認の範囲を書く

特別採用は、規格から外れたまま使うことを許可する処置で、取引では顧客が認める形が一般的です。どの範囲について認められたかを、書面で残します。

そのうえで、数量とロットを限定します。今回限りなのか、次回以降も認められるのか。

範囲が曖昧だと、後から食い違いが出ます。

廃棄の記録も残す

廃棄した品物についても、数量と日付を記録します。損失の金額を集計する材料になります。

そのうえで、廃棄の方法も決めておきます。そのまま捨てると、拾われて使われる可能性があります。

不適合品と分かる形にしてから処分します。

製造業の是正処置で原因までたどる

是正処置では、なぜ出たのかと、なぜ止まらなかったのかを分けて掘ります。片方だけでは、対策が片手落ちになります。

2つを分けて掘ると、対策も2つ出てきます。そのうえで、水平展開まで見ると、他の工程での再発も防げます。

発生と流出を分けて掘る

不適合が出たこと自体と、それが検査で止まらなかったことは別の問題です。発生を防ぐ対策と、流出を防ぐ対策は違います。

そのうえで、両方に手を打つと再発が減ります。発生だけを防ごうとすると、次に別の原因で出たときに流出します。

検査で止まった場合も、流出の側は見ておきます。

人の注意力で止めない

原因を掘っていくと、「作業者が確認しなかった」に行き着くことがあります。ここで止めると、対策が「注意する」になります。

人の注意力に行き着いたら、掘り足りていない合図になります。

手を打てる原因まで掘る

なぜ確認できなかったのかを、もう一段掘ります。確認の項目が手順書に無かった、見る場所が分かりにくかった、時間が足りなかった。

そのうえで、変えられるものにたどり着きます。手順、治具、配置、表示。これらは変えられます。

変えられる原因に届くと、対策が具体的になります。

製造業の是正処置報告書に書く項目

是正処置報告書は、不適合品報告書とは別の書類になります。書く内容も、見る先も違います。

左はその品物の話、右は仕組みの話です。そのうえで、2つを対応させておくと経過が追えます。

対策に担当と期限を付ける

「手順書を見直す」だけでは、いつ誰がやるかが決まりません。担当と期限を書きます。

そのうえで、期限が来たら確認する形にします。確認する人も決めておきます。

期限を過ぎている案件を一覧で見られると、放置されません。

水平展開の欄を作る

同じ原因が、他の工程や他の製品にもあることがあります。そのため、水平展開の欄を設けておきます。

そのうえで、確認した範囲を書きます。似た工程を確認した、他のラインは該当なし。

確認していない場合も、その旨を書いておきます。

有効性の確認を書く

対策を実施した後、効果が出ているかを確認します。一定期間、同じ不適合が出ていないかを見ます。

有効性の確認まで書くと、是正処置が閉じます。

製造業の是正処置の対象をどう決めるか

すべての不適合について是正処置を行うと、手が回りません。対象になる基準を決めておくと、判断がそろいます。

上の2つは、迷わず是正処置に進める区分です。一方で、下に行くほど判断が要ります。

繰り返しを回数で拾う

1件ずつ見ていると、繰り返していることに気づけません。月ごとに分類して数えると、重なりが見えます。

そのうえで、「3か月で3件以上」といった基準を決めます。基準に達したものを、是正処置の対象にします。

数えていないと、繰り返しが拾えません。

金額で拾う仕組みを作る

数量が少なくても、単価の高い品物は損失が大きくなります。件数だけでなく、金額でも見る形にします。

そのうえで、月ごとの損失額を集計します。金額が大きい順に並べると、手を入れる優先順が決まります。

経営に説明するときも、金額のほうが伝わります。

対象外にした理由を残す

是正処置の対象にしなかった不適合についても、判断を残します。「単発のため処置のみ」といった1行で足ります。

そのうえで、後から繰り返しが分かったときに拾い直せます。判断の記録がないと、なぜ進めなかったかが分かりません。

監査の場面でも、判断の基準を示せます。

製造業の不適合品報告書を出しやすくする

製造業の不適合品報告書が上がってこない現場があります。原因は、書く負担と、報告した後の扱われ方にあります。

発見の欄と原因の欄を分けておくと、報告が上がります。

発見した人には事実だけ書かせる

発見した人が書くのは、いつ、どこで、何が、どう外れていたかまでです。原因の追究は、後で担当が行います。

そのうえで、様式の中で欄を分けておきます。上半分が発見、下半分が処置と原因という形です。

書く欄が少ないと、その場で書けます。

件数で部署を比べない

不適合の件数を部署ごとに集計して比べると、報告が減ります。出さないほうが評価が上がる形になるためです。

件数を評価に使うと、報告そのものが消えます。

そのうえで、集計は工程の改善のために使います。どこで何が起きているかを知る材料です。

比べるとしても、前月との比較にとどめます。

処置をその日に決める

処置が決まらないまま置かれていると、報告する意味が感じられません。その日のうちに区分を決める形にします。

そのうえで、決める人と、不在時の代理を決めておきます。判断できる人がいないと、止まります。

処置が早く決まると、次も報告が上がります。

置き場所が埋まってしまうことも、報告が止まる原因になります。処置が決まったものから、早く動かします。

顧客からの指摘も同じ様式に乗せる

社内で見つけたものと、顧客から指摘されたものを別の様式で扱うと、集計が分かれます。同じ様式に、発見の区分だけを設ける形にします。

社内の発見と顧客の指摘を同じ表で数えると、流出の割合が出ます。

流出の割合が見えると、検査の効き方が分かります。そのうえで、検査の方法を見直す材料になります。

製造業の不適合の記録を回る形にする

製造業の不適合品報告書は、1件ごとに閉じるだけでは仕組みが変わりません。集計して、重いものから是正処置に進める段が要ります。

2つ目の分類が、集計の下地になります。そのうえで、月ごとに数えると重なりが見えます。

分類の区分を決めておく

不適合の内容を分類する区分を、先に決めておきます。寸法、外観、機能、材料、組立、表示。

そのうえで、発生した工程も分類します。どの工程で出て、どの工程で見つかったか。

区分が決まっていると、集計がそのまま行えます。

区分は、自社で実際に起きているものから作ります。一般的な分類をそのまま使うと、「その他」が増えます。

そのうえで、年に1回は区分そのものを見直します。使われていない区分は落とし、増えているものは分けます。

分類は報告書の様式に選択式で入れておくと、書く手間が増えません。

月ごとに件数と金額を出す

月に1回、件数と金額を集計します。分類ごと、工程ごとに並べると、多いところが見えます。

そのうえで、前月と比べます。増えている分類があれば、そこに原因があります。

集計の作業は、分類が済んでいれば数分で終わります。

金額は、材料費と加工費を合わせた形で出します。おおよその単価で構いません。

そのうえで、廃棄した分と手直しした分を分けます。手直しは工数がかかるため、別の損失になります。

数字が並ぶと、どこに手を入れるかの判断が早くなります。

結果を現場に返す

集計した結果を、現場に返す場を作ります。月に1回、朝礼や会議で伝える形です。

そのうえで、何を変えたかも一緒に伝えます。報告が形になったことが分かると、次も上がります。

件数の増減より、変えた内容のほうが伝わります。

製造業の不適合品報告書にかかわる最近の動き（2026年10月時点）

製造業の不適合品報告書そのものの様式を定めた法令は、一般には見当たりません。そのうえで、土台になる品質マネジメントの規格と、外注先との取引の法律が、ここ数年で動いています。

外注先から受け取った品物の不適合を理由に返品するときは、不適合品報告書の記録が、相手の責めに帰すべき理由を示す材料になります。認証を受けている工場では、移行の審査に向けて、不適合と是正処置の記録が規格のどの要求に対応しているかを見直す機会にもなります。

出典：日本規格協会：ISO 9000ファミリーの開発状況（PDF）、公正取引委員会：取適法、e-Gov法令検索：製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律、LRQA：ISO 9001:2026の発行と移行期間

確認日は2026年10月3日です。規格の本文は日本規格協会、移行の日程は審査を受けている認証機関、取引の法律の扱いは公正取引委員会で確かめられます。

製造業の不適合品報告書に出てくる用語

製造業の不適合品報告書に出てくる用語は、法令ではなく品質マネジメントの規格で定義されているものが中心です。社内で意味をそろえておくと、処置の区分の選び方が人によって変わりません。

ポイントはここです。手直しは要求事項に合わせる処置、修理は使える状態にする処置で、修理した品物は規格に入っていないことがあります。修理を選んだときは、特別採用と同じように承認の記録を残しておくと、後で扱いが分かれません。

製造業の不適合品報告書と一緒に押さえておきたいこと

製造業の不適合品報告書について調べると、様式の例や書き方はよく見つかります。そのうえで、実務で聞かれやすいのは、規格が求める記録の中身、内部監査の不適合との違い、英語の報告書の3つです。

ISO 9001が求める記録の中身

ISO 9001（JIS Q 9001）は、不適合な製品について、不適合の内容、とった処置、取得した特別採用、処置を決めた権限をもつ人を記録に残すことを求めています（8.7.2）。是正処置については、不適合の性質と、とった処置、是正処置の結果を記録に残すこととされています（10.2.2）。

処置を決めた人の欄が抜けている様式が、審査で指摘されやすい部分です。承認者の欄を置き、氏名と日付を書く形にしておくと、規格の求めに沿います。

内部監査の不適合報告書との違い

内部監査で見つかる不適合は、品物ではなく仕組みの不適合です。手順書どおりに記録が残っていない、教育の計画が実施されていない、といった内容になります。

そのため、内部監査の不適合は品物の処置を決める欄が要らず、是正処置報告書の側で扱う形が一般的です。同じ様式で受けると欄が余るため、発見の区分に「内部監査」を足して是正処置報告書に回すと整理できます。

英語の不適合品報告書

海外の顧客や外資系の取引先からは、英語の報告書を求められることがあります。不適合品報告書は Nonconformance Report（NCR）、是正処置報告書は Corrective Action Report（CAR）と呼ばれることが多くなっています。

自動車の取引では、8D レポートという8つの段で原因と対策をまとめる形式を指定されることもあります。項目の中身は日本語の様式と同じなので、欄の名前に英語を併記しておくと、写し替えの手間が減ります。

様式は不適合品報告書テンプレート、是正処置報告書からダウンロードできます。検査の記録は検査成績書にまとめています。

よくある質問

不適合品報告書と是正処置報告書は分けるのですか。

分けて持つ形が広く使われています。不適合品報告書はその品物をどうするかを決めるもので、是正処置報告書は原因をなくして再発を防ぐためのものです。すべての不適合に是正処置を行うと手が回らないため、対象を決めておくと運用が続きます。

特別採用とはどういう扱いですか。

規格を外れているものを、そのまま使うことや出荷することを許可する扱いです（JIS Q 9000:2015 の用語）。取引では顧客の承認を条件にしていることが多く、その場合は自社の判断だけでは進められません。ISO 9001 では、取得した特別採用を記録に残すことが求められています（8.7.2）。承認の範囲と数量を明確にしておかないと、次のロットにも適用されてしまいます。

なぜなぜ分析はどこまで掘るのですか。

手を打てる原因に届くまで掘る形が扱いやすくなります。人の注意力に行き着いたら、まだ掘り足りていない合図になります。設備や手順、仕組みに原因が見つかると、そこで手を打てます。