受入検査記録の書き方｜発注管理表とのつなぎ方

受入検査を全部の品目で同じ幅で行うと、入庫が滞ります。だからといって伝票の照合だけにすると、後の工程で見つかります。

一般には、品目ごとに確かめる幅を変える形が取られます。重要な部品は厚く、消耗品は薄く。

とはいえ、幅を決めるには根拠が要ります。過去の実績から決めると、幅の理由が説明できます。

ポイントはここです。受入検査記録は、品目ごとに確かめる幅を決めることで入庫が止まらない形になります。

ここでは、何を確かめる記録なのか、書く項目、幅の決め方、そして発注管理表とのつなぎ方までを順に整理します。

受入検査記録とは何を確かめる記録か

受入検査記録は、届いた材料や部品を確かめた結果を残す記録です。確かめる中身は、大きく3つに分かれます。

そのうえで、3つは見る対象が違います。届いたもの自体、その状態、それに付く書面。

3つとも、後の工程では確かめにくくなります。そのうえで、入った時点なら返せます。

後で気づけない問題を止める

材料が違っていたことに、加工の後で気づくことがあります。その時点では、材料も加工の手間も失われます。

入った時点で止めると、失う工数が小さく済みます。

不良の原因を切り分けられる

製品に不良が出たとき、材料が原因かどうかを確かめます。受入検査の記録があると、入ってきたときの状態が分かります。

そのうえで、材料に問題が無ければ工程を見ます。条件、設備、作業の方法。

記録が無いと、切り分けから始まります。

仕入先の評価につながる

不合格の記録が積み上がると、仕入先ごとの傾向が見えます。特定の仕入先に集中していることがあります。

そのうえで、話をするときの根拠になります。印象ではなく、件数と内容で伝えられます。

検査の幅を変える判断にも使えます。

受入検査記録に書く項目

受入検査記録は、入荷の情報から判定までを1枚で追います。後から見たときに、経緯がたどれる形にします。

前半は伝票から写せる部分です。そのうえで、後半が実際に見て書く部分になります。

右の列が、実際に食い違いが起きる部分です。そのうえで、上から4つは特に間違いやすくなります。

数えた数と伝票の数を分けて書く

伝票の数をそのまま書くと、数えていないのと同じになります。実際に数えた数を、別の欄に書きます。

そのうえで、差があればその場で連絡します。後から気づくと、どちらの段階の差か分かりません。

差が続く仕入先は、扱いを見直します。

材料のロット番号を控える

材料に不具合が見つかったとき、同じロットの範囲を追います。番号を控えていないと、どこまで影響するかが出せません。

ロット番号を控えておくと、影響の範囲が後から出せます。

商社と製造元を分けて書く

商社を通して買っている場合、製造元は別になります。仕入先の欄に商社だけ書くと、製造元が分かりません。

そのうえで、不具合が出たときに追えなくなります。同じ製造元の材料が、別の商社からも入っていることがあります。

2つの欄に分けて書きます。

伝票の日付と届いた日を分ける

伝票の日付が、実際に届いた日と違うことがあります。出荷の日で書かれている場合です。

そのうえで、納期の管理には届いた日が要ります。伝票の日付で見ていると、遅れが分かりません。

保管の期限を持つ材料でも、この差が響きます。入った日から数えるか、製造の日から数えるか。

材料の種類によって、決めておきます。

受入検査記録で確かめる幅をどう決めるか

受入検査記録では、品目ごとに確かめる幅を変えます。全部を同じ幅にすると、時間が足りません。

上に行くほど、手間と時間がかかります。そのうえで、品目の重さに合わせて選びます。

品目ごとに区分を決めておく

その場で判断すると、人によって幅が変わります。品目の一覧に、区分を書いておきます。

そのうえで、区分の理由も書きます。なぜ厚くしているのか、なぜ薄くてよいのか。

理由が無いと、見直すときの判断ができません。

新しい仕入先は幅を広く取る

取引を始めたばかりの仕入先は、実績がありません。最初のうちは、確かめる幅を広く取ります。

新しい仕入先は幅を広く取ると、初期の不具合を拾えます。

不具合が出たら幅を戻す

薄い区分にしていた品目で不具合が出たら、厚い区分に戻します。一時的な措置として、期間を決めます。

そのうえで、原因が分かって対策が取られたら戻します。戻す条件も、決めておきます。

戻さないままだと、工数が増え続けます。

区分を年に1回見直す

長く問題の無い品目は、幅を薄くできます。逆に、不具合が続く品目は厚くします。

実績で区分を直すと、検査の工数が必要な場所に寄ります。

そのうえで、見直しの時期を決めておきます。

受入検査記録で材料の証明書をどう扱うか

受入検査記録では、材料の証明書の確認も行います。付いているかどうかだけでなく、中身を突き合わせます。

3番目の突き合わせが、いちばん省かれます。そのうえで、ここが合っていないと証明の意味がありません。

証明書の保管の場所を決める

証明書が現場に置かれたままになることがあります。必要になったときに、探すことになります。

そのうえで、保管の場所を決めます。入荷の日付順か、品目ごとか。

顧客から求められる場面を考えて、探しやすい形にします。

証明書がない納品の扱いを決める

証明書が付いていないまま届くことがあります。受け入れるか、待つかを決めておきます。

そのうえで、生産の予定に影響する場合もあります。受け入れて後から受け取る形にするなら、追いかける担当を決めます。

未着のまま忘れられると、後で困ります。

顧客から求められる範囲を確かめる

顧客によっては、材料の証明書の提出を求められます。どの範囲まで求められるかを、先に確かめます。

求められる範囲を先に確かめると、後から探さずに済みます。

電子の証明書の扱いを決める

証明書が電子で届くことが増えています。紙と電子が混ざると、探す場所が2か所になります。

そのうえで、どちらかにそろえます。電子にそろえる場合、紙で届いたものを取り込みます。

保存の場所と、名前の付け方も決めます。品番とロット番号を含めると、探せます。

顧客に出すときの形も、あわせて決めておきます。

受入検査記録で不合格が出たときの扱い

受入検査記録で不合格が出たら、まず現物を隔離します。連絡は、その後になります。

隔離を後回しにすると、その間に使われます。そのうえで、生産への影響も早く見ます。

隔離の場所と表示を決めておく

不合格の材料が、通常の置き場に残っていることがあります。そのまま使われる可能性が残ります。

そのうえで、場所を分けて表示を付けます。赤い札や、囲いのある区画。

表示だけでは、急いでいるときに見落とされます。

生産の予定への影響を先に見る

材料が入らないと、生産が止まります。不合格が出た時点で、予定への影響を確かめます。

そのうえで、代わりの手を探します。在庫があるか、別の仕入先から入るか。

処置の相談と並行して進めます。

仕入先ごとに集計する

1件ずつでは、傾向が見えません。仕入先ごと、品目ごとに集計します。

仕入先ごとに集計すると、話をする根拠になります。

そのうえで、期間を決めて定期的に出します。

検査の幅を変えた記録を残す

不合格が出て検査の幅を厚くしたなら、その記録を残します。いつから、どういう理由で変えたか。

そのうえで、戻すときの記録も残します。何を確かめて戻したかが分かる形にします。

記録が無いと、なぜ厚いままなのかが分からなくなります。

受入検査記録と発注管理表のつなぎ方

受入検査記録と発注管理表は、出す側と入る側で対になります。2つがつながると、発注の残が追えます。

左は注文した後を追います。そのうえで、右は届いた後を扱います。

発注の残を追える形にする

発注した数と、入った数の差が残になります。受入検査記録の数量を、発注管理表に返します。

そのうえで、残がゼロになったら発注を閉じます。閉じないままの発注が残っていると、状況が分かりません。

発注の番号を、両方に書いておきます。

納期の回答を記録する

発注のときに、納期の回答をもらいます。その日付を、発注管理表に残します。

そのうえで、実際に届いた日と比べます。回答どおりに入るかが、仕入先の評価になります。

遅れが続く仕入先は、余裕を持って発注します。

分割の納入を欄で分ける

1回の発注が、複数回に分けて届くことがあります。1行にまとめると、どこまで入ったかが分かりません。

そのうえで、回ごとに欄を分けます。入った日、数量、検査の結果。

残の計算も、この形なら合います。

受入検査記録を入庫の流れに組み込む

受入検査記録は、受け取りから入庫までの間に入ります。検査が済むまでは、在庫として扱いません。

受け取りから入庫までが、通常の流れです。そのうえで、検査が済むまでの間が保留になります。

未検査の置き場を分ける

届いたものをそのまま倉庫に入れると、検査の前に使われます。未検査の置き場を、別に作ります。

未検査の置き場を分けると、確かめずに使われません。

在庫管理表への入庫と同時にする

検査が終わってから、在庫管理表に入庫として計上します。検査の前に計上すると、使える数と合いません。

そのうえで、2つの作業を同時に行う形にします。別々にすると、片方だけ進むことがあります。

判定の欄と入庫の欄を、同じ様式に置く形もあります。

急ぎの材料の扱いを決めておく

生産が待っている材料は、検査を待てないことがあります。その場合の扱いを、先に決めておきます。

そのうえで、承認する人を決めます。現場の判断で流すと、記録が残りません。

先に流した分も、後から検査して記録を残します。

受入検査記録を仕入先の管理に回す

受入検査記録は、仕入先を評価する材料になります。品質だけでなく、納期と対応も見ます。

3つとも、受入の記録から出ます。そのうえで、印象ではなく数字で見ます。

年に1回、仕入先を見直す

集計した数字をもとに、仕入先を見直します。続けるか、条件を変えるか、別を探すか。

そのうえで、判断の基準を決めておきます。不合格の率が何%を超えたらどうするか。

基準が無いと、判断が人によって変わります。

数字を仕入先に返す

集計した内容を、仕入先にも伝えます。どこで不合格が出ているかが分かります。

そのうえで、改善の話につながります。伝えていないと、相手は知りません。

良い数字も、あわせて伝えます。

検査の幅を実績で調整する

安定している仕入先は、幅を薄くできます。その分の工数を、必要なところに回せます。

そのうえで、薄くした後も定期的に確かめます。まったく見ない形にすると、変化に気づきません。

年に何回かは、通常より厚く見る形もあります。

受入検査記録にかかわる最近の動き（2026年10月時点）

受入検査記録そのものを定める法令はありません。そのうえで、外注先との取引の決まりと、品質マネジメントの規格に、2024年から2026年にかけて動きがありました。

外注先に製造を委託している品目では、受入検査の結果と、受け取った日・返品した日を同じ記録に残しておくと、取引の決まりに沿っているかを後から示せます。

出典：公正取引委員会：委託事業者の禁止行為、国税庁：電子帳簿保存法の特設サイト、NSF：ISO 9001:2026の発行（英語）

確認日は2026年10月3日です。外注先との取引が取適法の対象になるかは、公正取引委員会と中小企業庁の相談窓口で確かめられます。ISO 9001の移行の進め方は、契約している認証機関に確かめます。

受入検査記録に出てくる用語

受入検査記録に出てくる用語の多くは、法令ではなく品質管理や取引の慣習の語です。法令の語は、取引の決まりにかかわる部分だけになります。

ポイントは、社内で「検収」と呼ぶ日と、取引の決まりでいう「受領」の日が別の日になりうることです。受入検査記録に届いた日と検収の日を両方書くと、支払期日の起点を取り違えません。

受入検査記録と一緒に押さえておきたいこと

受入検査記録について調べると、様式の例はよく見つかります。そのうえで、実務で聞かれやすいのは、何日以内に検査するか、検収との違い、検査を省いた品目の扱いの3つです。

受入検査は何日以内に行うか

受入検査記録の検査を何日以内に行うかを定める法令はありません。そのうえで、取適法の対象になる外注品では、支払期日は受領した日から60日以内に定める必要があり、検査が遅れても起点は動きません（第5条第1項第2号）。

不良品の返品も、受領後速やかに行う場合は問題ないとされています。受入検査を届いた日から何日以内に終えるかを社内で決めて記録の欄にすると、検査の遅れが表で見えます。

受入検査と検収の違い

受入検査記録は、届いた品を確かめた結果の記録です。検収は、その結果を受けて納品を受け入れたと確定する手続きで、支払や会計の処理につながります。

社内で両方の言葉を使う場合は、どちらの日を何に使うかを決めておきます。受入検査の日付は品質の記録に、検収の日付は支払の処理に使う形が分かりやすくなります。

受入検査を省いた品目の扱い

受入検査記録で「伝票の照合だけ」とした品目でも、後から不良が見つかることがあります。外注品で取適法の対象になる取引では、受領後速やかに行う不良品の返品以外の返品は禁止されています（第5条第1項第4号）。

そのうえで、検査を省く品目は、後から不良が見つかったときの扱いを、取引先との契約や品質の取り決めに書いておきます。省いた理由と取り決めを品目の一覧に並べて書くと、見直すときの材料になります。

様式は受入検査記録テンプレート、発注管理表からダウンロードできます。在庫の側は在庫管理表にまとめています。

よくある質問

受入検査はすべての納品で行うのですか。

品目によって分ける形が広く使われています。品質に影響する材料や、過去に不具合が出た仕入先は毎回確かめます。安定している仕入先は、証明書の確認だけにする方法もあり、その区分を品目ごとに決めておくと現場が回ります。

材料の証明書があれば検査は省けますか。

証明書と実物のロットが一致しているかは、確かめる形が扱いやすくなります。証明書だけを綴じて実物を見ていないと、別のロットが入っていても気づけません。数量と表示の確認は、短時間で済みます。

不合格になった材料はどう扱いますか。

良品と分けて置き、仕入先に連絡する流れになります。返品か特別採用かの判断は、生産の予定と合わせて決めることになります。外注先に製造を委託した品で取適法の対象になる取引では、受領後速やかに不良品を返品するのは問題ないとされる一方、それ以外の返品は禁止されています（第5条第1項第4号）。判断した内容と数量を記録に残しておくと、仕入先の評価にも使えます。