製造業の在庫管理表の作り方｜棚卸表とのつなぎ方

帳簿には30個あるのに、棚には12個しかない。棚卸しのたびに、こうしたずれが出ます。

一般には、出庫の記入もれが原因としてよく挙がります。急いでいるとき、持ち出して後で書こうとして忘れます。

とはいえ、記入する場所が棚から離れていれば、その場では書けません。書く場所を棚の近くに置くと、後回しになりません。

ポイントはここです。製造業の在庫管理表は、動いたときにその場で記入する流れを作ることで信頼できる数になります。

ここでは、何を追う帳簿なのか、登録する項目、ずれが出る原因、そして生産計画とのつなぎ方までを順に整理します。

製造業の在庫管理表とは何を追う帳簿か

製造業の在庫管理表は、材料や部品の出入りを追う帳簿です。入った数、出た数、残った数の3つを持ちます。

そのうえで、残った数は計算で出ます。実際に数えた数とは、別のものになります。

3つ目が、実物と合っているかが問われます。そのうえで、合わせるのが棚卸しの役割になります。

数えずに答えられる形にする

「あの材料は何個あるか」と聞かれるたびに、棚へ数えに行く。この時間が、日常的に積み上がります。

動いたときに書くと、数えずに答えられます。

欠品と過剰の両方を防ぐ

在庫が分からないと、足りなくなってから気づきます。その時点では、生産が止まります。

そのうえで、心配して多く持ちすぎることもあります。置き場を占め、資金も寝ます。

数が見えると、どちらも避けられます。

原価の計算につながる

どの注文にどれだけ材料を使ったか。出庫の記録があると、この集計ができます。

そのうえで、見積りの精度にもつながります。実際に使った量が分かると、次の見積りが近づきます。

出庫の行き先を書いていないと、集計できません。

製造業の在庫管理表に登録する項目

製造業の在庫管理表は、品目を特定してから動きを積み上げます。最初の登録で決まる部分が多くあります。

前半の3つは、登録のときに決まります。そのうえで、後半は日々動きます。

右の列が、実際にずれの原因になる部分です。そのうえで、上から3つは登録のときに手を打てます。

現物に品目の表示を付ける

表に品目番号があっても、棚の現物に無ければつながりません。どの行なのかが、その場で分かる形にします。

そのうえで、棚の表示にも番号を入れます。品目と場所が、両方から確かめられます。

表示が無いと、似た材料を取り違えます。

単位を1つに決める

同じ品目を、箱で数えたり個で数えたりすることがあります。入庫は箱、出庫は個という形です。

そのうえで、どちらかに決めます。換算が要る場合は、換算の数も表に書きます。

途中で単位を変えると、過去の数と比べられません。

出庫の行き先を書く

出した数だけを書いて、どこへ行ったかを書かないことがあります。在庫は合いますが、使い道が分かりません。

出庫の行き先を書くと、原価の集計につながります。

そのうえで、工程の名前か注文の番号を書きます。

製造業の在庫管理表でずれが出る原因

製造業の在庫管理表がずれる原因は、いくつかに絞られます。どれも、記入の流れで手を打てます。

上の2つは、どちらも出る側の記入です。そのうえで、自社でどれが多いかは、棚卸しのずれを原因ごとに数えると分かります。

出庫の記入をその場で済ませる

持ち出してから後で書こうとすると、忘れます。棚の前で書ける形にします。

そのうえで、記入の欄を簡単にします。書く項目が多いと、その場では済ませられません。

日付、数量、行き先、名前の4つで足ります。

不良と廃棄を引く流れを作る

加工の途中で材料をだめにしたとき、帳簿から引かれません。使った分としても、廃棄としても記録されないためです。

廃棄を引く流れを作ると、帳簿が実物に近づきます。

似た品目の表示を分ける

規格の一部だけが違う材料が、隣に置かれていることがあります。急いでいると、取り違えます。

そのうえで、表示を分かりやすくします。色を変える、置き場を離す、大きく書く。

取り違えると、在庫のずれと不良の両方が出ます。

製造業の棚卸表で在庫を合わせる

製造業の在庫管理表は、定期的に実物と突き合わせます。数えるだけでなく、ずれの原因まで調べます。

最初と最後が、省かれやすい部分です。そのうえで、原因を調べないと来期も同じずれが出ます。

締めの時点を決めて動きを止める

数えている間に材料が動くと、合わなくなります。何時の時点の在庫を数えるかを決めます。

そのうえで、その間の出入りを止めます。止められない場合は、別に記録します。

時点が決まっていないと、突き合わせができません。

数える人と確認する人を分ける

同じ人が数えて記入すると、思い込みが入ります。帳簿の数を知っていると、そこに寄ります。

数える人と確認する人を分けると、精度が上がります。

ずれの原因を大きいものから調べる

全部のずれを調べると、時間がかかります。金額か数量の大きいものから調べます。

そのうえで、原因が分かったら記入の流れを直します。帳簿の数を実物に合わせるだけでは、また同じずれが出ます。

同じ品目で毎回ずれるなら、そこに原因があります。

製造業の在庫管理表で発注点を決める

製造業の在庫管理表に発注点を置くと、欠品が減ります。数で決めるか、感覚で決めるかで結果が変わります。

左は計算で出る形です。そのうえで、右は人によって判断が変わります。

入るまでの日数を品目ごとに持つ

発注してから届くまでの日数は、品目ごとに違います。在庫の表に、この日数を列として持ちます。

そのうえで、実績で見直します。仕入先の回答より、実際に時間がかかることがあります。

長納期の品目ほど、発注点を高くします。

使う量は実績から取る

1日あたり何個使うかを、実績から出します。出庫の記録があると、計算できます。

そのうえで、季節による波も見ます。繁忙期は、使う量が増えます。

平均だけで決めると、忙しい時期に足りません。

発注点を切ったことが見える形にする

発注点を決めても、切ったことに気づかなければ意味がありません。表の上で目立つ形にします。

切ったことが見える形になると、欠品が減ります。

そのうえで、棚に印を付ける方法もあります。

製造業の在庫管理表を回る形にする

製造業の在庫管理表が続かない理由は、いくつかあります。どれも、置き方と運用で変えられます。

3つとも、記入する人の側の問題です。そのうえで、最初に手を付けやすいのは記入の場所です。

棚の近くで記入する

事務所のパソコンでしか入力できないと、後回しになります。棚の前に紙を置く形でも構いません。

そのうえで、後からまとめて入力します。紙とデータの両方を持つ形になります。

入力の担当と時期を決めておきます。

循環棚卸しで負担を分ける

年に1回まとめて数えると、丸1日かかります。生産を止めることになります。

そのうえで、区画ごとに分けて日を変える形があります。毎月、一部の棚だけを数えます。

負担が分散し、ずれにも早く気づきます。

ずれの結果を現場に返す

棚卸しでずれが出ても、現場に伝えないことがあります。記入する人が、なぜ大事かを知りません。

そのうえで、ずれの件数と原因を返します。どの品目で、どういう理由でずれたか。

自分の記入が結果につながると分かると、変わります。

製造業の在庫管理表で仕掛かりをどう扱うか

製造業の在庫管理表では、仕掛かりの扱いが分かれます。どこまで細かく追うかで、負担も変わります。

細かく追うほど実態に近く、手間もかかります。そのうえで、生産の形によって向き不向きがあります。仕掛かりを数えない形にすると、棚卸しで合わなくなります。

工程の区切りを決めて数える

すべての工程で数えると、負担が大きくなります。いくつかの区切りを決めて、そこで数えます。

区切りを決めて数えると、負担が抑えられます。

そのうえで、区切りは置き場のある場所にします。

出庫と入庫のどちらで動かすかを決める

材料を工程に出した時点で、在庫から引きます。その後、仕掛かりとして持つか持たないか。

そのうえで、どちらにするかを決めます。持たない形にすると、工程の中の量が見えません。

個別受注の生産では、注文ごとに持つ形が向きます。

量産の場合は、工程ごとに持つ形が向きます。

棚卸しで仕掛かりも数える

材料と製品だけを数えて、仕掛かりを数えないことがあります。その分が、どこにも計上されません。

そのうえで、金額としても大きくなることがあります。工程の中に、何日分も滞留していることがあります。

棚卸しの範囲に、仕掛かりを入れます。法人税では、仕掛品も棚卸資産に含まれると定められています（法人税法第2条第20号）。

数え方も決めておきます。どの工程まで進んだものを、いくらで見るか。

長く止まっている仕掛かりを洗い出す

途中で止まったまま、置き場に残っているものがあります。注文が取り消しになった、不具合で止まった。

長く止まっている分を洗い出すと、置き場が空きます。

そのうえで、処分の判断も要ります。

注文の番号でつなげる

仕掛かりに、注文の番号を付けておきます。どの注文のものかが、現物で分かります。

そのうえで、置き場にも表示します。番号が無いと、どれがどれか分かりません。

札を付ける形が、いちばん確実です。

進んだ工程も、札に書いておきます。次に何をするかが、その場で分かります。

そのうえで、日付も入れておきます。いつから止まっているかが分かります。

札の様式を決めておくと、書く内容がそろいます。人によって書く項目が変わりません。

注文の番号は、出庫の記録にも書きます。どの材料がどの注文に使われたかが、つながります。

そのうえで、原価の集計もできます。

製造業の在庫管理表を生産計画とつなげる

製造業の在庫管理表は、その日の判断から数か月先まで使えます。見る幅によって、使う列が変わります。

短い幅では現在の数、長い幅では発注を見ます。そのうえで、生産計画とつなぐと先が読めます。

生産計画から必要量を出す

来月の生産計画から、必要な材料の量が出ます。在庫と比べると、足りるかが分かります。

そのうえで、足りない分を発注します。生産の直前に気づくと、間に合いません。

計画が変わったら、必要量も見直します。

長納期の品目を分けて見る

入るまでに数か月かかる品目があります。通常の発注点では、間に合いません。

そのうえで、別に一覧を作って見ます。生産の計画も、より先まで見ます。

輸入品や、特別に作ってもらう部品が該当します。

余っている品目を洗い出す

長く動いていない品目が、置き場を占めています。最終の出庫日を見ると、分かります。

そのうえで、使う予定があるかを確かめます。製造をやめた製品の材料が残っていることがあります。

処分か、他への転用かを判断します。

製造業の在庫管理表にかかわる最近の動き（2026年10月時点）

製造業の在庫管理表そのものを定める法令はありません。そのうえで、在庫の出入りを裏付ける書類と、外注先との材料のやり取りには、2023年から2026年にかけて動きがありました。

ポイントは、在庫管理表に書く入庫の数の裏付けが、紙の納品書から電子のデータに移りつつあることです。入庫の行に納品書や請求書の番号を書くと、電子で保存した書類と在庫の動きを後から結びつけられます。

出典：国税庁：インボイス制度、国税庁：電子帳簿保存法の特設サイト、公正取引委員会：委託事業者の禁止行為、e-Gov法令検索：法人税法施行規則

確認日は2026年10月3日です。棚卸資産の評価や書類の保存は所轄の税務署、外注先との取引は公正取引委員会の相談窓口で確かめられます。

製造業の在庫管理表に出てくる用語

製造業の在庫管理表に出てくる用語には、税法で定められた語と、現場の管理の語が混ざっています。決算に使う語は、税法の言葉にそろえておくと、税理士とのやり取りが楽になります。

在庫管理表の「現在の数」は理論在庫で、棚卸表は実地の数です。2つの名前を表の見出しで分けておくと、どちらの数を見ているかで迷いません。

製造業の在庫管理表と一緒に押さえておきたいこと

製造業の在庫管理表について調べると、エクセルの作り方はよく見つかります。そのうえで、実務で聞かれやすいのは、書類の保存期間、在庫の評価の方法、手書きとエクセルの使い分けの3つです。

棚卸表と納品書の保存期間

製造業の在庫管理表のうち、決算に使う棚卸表は、青色申告法人では7年間保存すると定められています（法人税法施行規則第59条）。仕入先から受け取った送り状（納品書）や請求書も、同じく7年間の保存の対象です。

日々の在庫管理表に保存期間の定めはありません。そのうえで、棚卸表の元になった月の分は、棚卸表と同じ期間残しておくと、数の根拠を示せます。

在庫の評価の方法を確かめる

製造業の在庫管理表の単価の列は、決算での在庫の評価につながります。法人税では、原価法などの中から評価の方法を選び、製品、仕掛品、原材料などの区分ごとに届け出ると定められています（法人税法施行令第28条・第29条）。

届け出ていない場合は、最終仕入原価法で評価する形になります（法人税法施行令第31条）。自社がどの方法で届け出ているかを確かめて、在庫管理表の単価の列をその方法に合わせると、決算のときに計算し直さずに済みます。

手書きとエクセルを使い分ける

製造業の在庫管理表は、エクセルで作る形が広く使われています。それでも、棚の前で入力できないと、記入が後回しになります。

棚の前には手書きの出庫票を置き、1日の終わりにエクセルへ写す形にすると、どちらの利点も残せます。写す担当と時刻を決めておくと、紙だけがたまる状態になりません。

様式は在庫管理表テンプレート、棚卸表からダウンロードできます。入る側の記録は受入検査記録、発注管理表にまとめています。

よくある質問

在庫管理表と棚卸表は別に作るのですか。

別に持つ形が広く使われています。在庫管理表は日々の入出庫で数が動く帳簿で、棚卸表はある時点で実際に数えた結果です。棚卸表は決算に関して作る書類として、青色申告法人は7年間保存すると定められています（法人税法施行規則第59条）。

棚卸しはどのくらいの頻度で行いますか。

法人税の計算では事業年度の終わりに持っている棚卸資産の評価額が要るため、少なくとも決算の時点で数える形が一般的です。そのうえで、動きの大きい品目だけ月に1回数える循環棚卸しという方法もあり、ずれの大きい品目を早く見つけられます。

在庫のずれはどこまで許容するのですか。

品目ごとに幅を決めておく形が扱いやすくなります。単価の高いものや数の少ないものは、ずれをそのまま追います。ねじのような数の多い消耗品は、重量で管理して細かい差を追わない判断もあります。